İlk kural olarak, anadilinizde bile yazışıyor olsanız “kurumsal yazım dilinin” dışına asla çıkmayın. Sohbet dili, espri ve emoji kesinlikle kullanmamalısınız. Yabancı bir dilde yazıyorsanız, dile ne kadar hakim olursanız olun, seçtiğiniz kelimelerin ifade etmek istediğiniz anlama uygun olup olmadığını mutlaka kontrol etmelisiniz.
Kısaltma kullanmamak esastır ancak kullanıyorsanız da, maili okuması muhtemel herkesin anlayacağı şekilde genel kabul görmüş kısaltmalar kullanmalısınız. Birkaç tane soru işareti yan yana veya birkaç ünlem yan yana gibi “güya” önemi ifade eden (!) yazılar asla tercih edilmemelidir. Yine üç nokta yan yana (devam edeceği ifade ettiği için) cümlenin ve hatta mailin anlam netliğini bozabilir.
Her ne sebeple olursa olsun, büyük harf ile cümle kurmak kesinlikle uygun değildir, odaklanma ve güven verme sorunu yaratır aynı zamanda okuyan kişide de hakkınızda olumsuz bir intibah bırakır.
Eğer bir maili, farklı kültürden kişilerin alacağını biliyorsanız; bu durumu sakın atlamayınız. Mesela batılılar, gereksiz ve konuyu uzatan yazışmalardan arınmış sadece konu, ve talep yazılsın isterken; doğulular genel bir selamlama, yazan şahısın kendini arz etmesi ve konu yazılsın isterler.
Mailinizi olabildiğince kısa, açık ve net yazmalısınız. İş dünyasında herkesin zamanı çok kıymetlidir. Her şeyi tek bir mail ile anlatmak zorunda değilsiniz. Birbiri ile alakalı konuları bir araya getirebilirsiniz elbette ancak tek başına bir kaç paragraf tutacak bir konuya artık ekleme yapmamalısınız.
İmla ve noktalama işaretlerine azami gayret göstermelisiniz. Günümüzde “zaman tasarrufu” ve/veya “gramerin iyi bilinmiyor” olması gibi sebeplerle sürekli atlanan bu konu, aslında son derece önemli ve karşı tarafı etkileyen bir davranıştır.
Mailin alıcısının ismini biliyorsanız, mutlaka yazmalısınız. Alıcı hiyerarşik olarak sizden üst veya iletişimi ilk defa siz başlatıyor iseniz; “Sayın Mehmet Bey” yazmak uygundur. Cinsiyetinden emin değilseniz, riske girmemiz gerekmektedir. Mesela “Sayın Güngör Bey” yazdığınız bir maile “Mrs Güngör Bayram” diye bir cevap gelebilir. Devam yazışmalarda ise “Mehmet Bey Merhaba”, “Merhaba Ayşe Hn” gibi daha informal hitaplar kullanılabilir. Ancak hiyerarşik olarak sizden üst birisine yazıyorsanız, formal hitaba devam etmeniz doğru olacaktır. Eğer alıcının adını bilmiyorsanız “Sayın Yetkili (veya İlgili)” yazabilirsiniz.
Harf fazlası, eksiği vb hatalar olması neredeyse kaçınılmazdır ancak maili bitirdikten sonra dikkatlice okumak bu konuda önemli hataları görmenizi sağlar. Eğer maili cep telefonunuz veya tabletiniz ile yazıyorsanız “otomatik düzeltme” yardımına çok dikkat etmelisiniz.
Soru sorarken sembollerle veya 1,2,3 gibi maddeleme yapmak yerine (-) işareti kullanmanızı uygun olacaktır. Bir soru cevaplarken mümkünse “soruyu da aynen yazarak” cevaplamak, kavram kargaşalarının önüne geçebilir.
Maili “işiniz” için gönderiyorsunuz. Gerçekten gerekmedikçe “ben” , “sen” , “o” gibi tekil şahıs kullanmayınız. Ben yerine “biz” veya “firmamız”, sen yerine “siz” veya “firmanız” o yerine ise “onlar” yazmak daha uygun olacaktır.
Maili bitirirken, uygun olan hitabı yazmayı ihmal etmeyiniz. Bu konuda temel kural, selamlama ile aynı mantıkta olmasıdır. Türkçe bu konuda şanslıdır çünkü “Saygılarımla” hemen her yerde kullanılabilmektedir.
Burada esas facia İngilizce ’de yaşanmaktadır. Maili gönderdiğiniz kişiyi tanıyorsanız ve mailin başında adını hitap ettiyseniz :
Yani mailiniz ” Dear Mr John Taylor” ile başlıyor ise, “Yours Sincerely” ile bitirmek gerekir.
Maili gönderdiğiniz kişiyi tanımıyorsanız ve mailin başında adını hitap etmediyseniz :
Yani mailiniz ” Dear Sir&Madam” ile başlıyor ise, “Yours Faithfully ” ile bitirilir.
Yine “Best Regards” da ismi bilinen kişilere yazarken kullanılır. Ancak profesyonel mailllerde kullanılması genele yayılmıştır. Zaten temasta olduğunuz, (belki şahsen tanıdığınız veya samimiyeti olan) kişiliere “Best wishes” kullanılabilir. “see you”, “take care” gibi kapanış cümleleri ise tercih edilmemelidir. Hiçbir zaman ise “syg”, “BR” kısaltma kullanmayınız.
Pratik bir yöntem olarak, maili yazmayı bitirdiğinizde “Bu mail bana gelse, ne anlar ve hissederdim?” diye sorgularsanız, amaca ulaşan emailler yazmakta ciddi başarı sağlayabilirsiniz.
